Inleiding

Dit protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, (ere-)leden van ZZC’20 en familieleden van de leden, sponsors en donateurs.
Het protocol treedt na vaststelling door het bestuur in werking.
Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor een snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden.
Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.
Het protocol dient te worden gezien als een algemene richtlijn en niet als een dichtgetimmerd document.
Het bestuur streeft er naar maatwerk te leveren met dit protocol als ondersteuning.
Het protocol is in lijn met de KNVB-regeling “uitstel wedstrijden bij overlijden”.

KNVB regeling uitstel wedstrijden bij overlijden

Het bestuur amateurvoetbal heeft met betrekking tot het verlenen van uitstel voor beker- en competitiewedstrijden besloten tot de volgende regeling.

In alle gevallen zal tussen de vereniging en het districtskantoor overleg plaatsvinden en wordt getracht tot een voor alle partijen zo aanvaardbaar mogelijke oplossing te komen. Het districtsbestuur (gedelegeerd aan de medewerker organisatie competitie) neemt de eindbeslissing. Bij verzoeken om uitstel zal ook afgewogen worden of sprake is geweest van bijvoorbeeld zinloos geweld en van de impact daarvan op de gemeenschap.

De vereniging heeft zonder meer recht op uitstel van het spelen wedstrijden indien een bestuurslid of een erelid overlijdt. Uitstel geldt dan voor alle elftallen/teams.

Er is sprake van recht op uitstel voor het desbetreffende elftal/team indien het een overlijdensgeval betreft van een speler, trainer, leider, verzorger of vaste assistent-scheidsrechter van dat elftal/team.
In beginsel bestaat recht op uitstel alleen indien de begrafenis c.q. crematie op of na de speeldag plaatsvindt.

Maar ook hier geldt dat het districtskantoor in bijzondere gevallen van de lijn kan afwijken.

Indien het sterfgeval in het weekend plaatsvindt, dient de vereniging (bij voorkeur de voorzitter of de secretaris) contact op te nemen met de medewerker organisatie competitie of de portefeuillehouder wedstrijdzaken . In het weekend bereikbaar onder tel.nr.: 06-53402131

Zij zullen de betrokken vereniging van hun beslissing op de hoogte stellen en afspraken maken ten aanzien van de berichtgeving.
Het districtskantoor zal met veel inlevingsvermogen overleg plegen met de vereniging om tot een aanvaardbare oplossing te komen.
Indien een vereniging eigenmachtig en/of zonder overleg besluit tot het uitstellen van 1 of meer wedstrijden, dan zal het districtskantoor verklaringen opvragen en bestuderen.
Aangifte bij de tuchtcommissie, voor onder meer een onafhankelijke toets, behoort dan tot de mogelijkheden.

Procedure bij ZZC’20

• Indien een van de bestuursleden bericht krijgt van overlijden van een bestuurslid, erelid, lid of familielid van een van de leden, een donateur, oud-lid, sponsor van ZZC’20 of verneemt hij/zij op een andere wijze van het overlijden een van bovengenoemde personen, dan neemt hij/zij direct contact op met de voorzitter.
• De voorzitter informeert de andere leden van het bestuur, waarna gezamenlijk wordt besloten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging zal reageren op het overlijden.
• Bij het overlijden van een bestuurslid, (ere-) leden zullen de leden van de vereniging hetzij telefonisch, hetzij per mail of via de website op de hoogte worden gebracht. Alle voetbalactiviteiten d.w.z. trainingen wedstrijden en toernooien zullen tot na het weekend volgend op het overlijden worden opgeschort.
• De secretaris c.q. de voorzitter van de PR/Sponsorcommissie zorgt bij het overlijden van bestuursleden en (ere-)leden voor een rouwadvertentie in Dagblad de Gelderlander c.q. in het huis-aan-huis blad “Contact” Deze advertentie dient gelijktijdig met de familieadvertentie te worden geplaatst.
• Bij het overlijden van een bestuurslid en (ere-)leden bezoekt een delegatie van het bestuur de familie (e.e.a. in overleg met de familie)
• De secretaris c.q. voorzitter van de PR/Sponsorcommissie verstuurt namens bestuur en leden aan de familie van alle onder A genoemde betrokkenen een condoleancekaart.
• In geval van afgelasting van wedstrijden zal de secretaris c.q. de voorzitter van het wedstrijdsecretariaat zo snel mogelijk de KNVB, de betreffende vereniging(en) van onze vertegenwoordigende teams en de trainers /leiders van onze teams op de hoogte brengen.
• In geval van het houden van een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene neemt de wedstrijdsecretaris contact op met de leider en/of aanvoerder van het elftal/de elftallen en wordt door hem/haar geregeld dat de leiders/aanvoerders van de tegenstander(s) en de scheidsrechter(s) worden geïnformeerd.
• Direct na het bekend worden van het overlijden van genoemde personen wordt de vlag bij het clubgebouw halfstok gehangen.
• In geval van het overlijden van een bestuurslid en (ere-)leden draagt de Secretaris c.q. de voorzitter van de PR/Sponsorcommissie zorg voor een “In Memoriam” op de website van ZZC’20.

Situaties en gevolgen

• Bij het overlijden van een bestuurslid worden alle wedstrijden van het Eerstvolgend weekend afgelast. Bij de eerstvolgende wedstrijd van een seniorenelftal wordt een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. De thuisspelende seniorenelftallen spelen het betreffende weekend met een rouwband.
• Bij het overlijden van een erelid wordt er door de senioren een minuut stilte in acht genomen bij de eerstvolgende seniorenwedstrijden ter nagedachtenis aan de overledene. Dit geldt ook bij uitwedstrijden.
• Bij het overlijden van een jeugdlid worden de daaropvolgende wedstrijden van de jeugd tot en met het weekend afgelast.
• Bij het overlijden van een speler van een seniorenelftal worden de daaropvolgende wedstrijden tot en met het weekend van de senioren afgelast.
• Bij het overlijden van de partner van een actieve speler wordt de daaropvolgende wedstrijd van het elftal van die speler afgelast.
• Bij het overlijden van een familielid, zijnde vader, moeder of een van de kinderen uit een gezin, worden de wedstrijden van de betreffende categorie pupillen of jeugd volgend op het bericht van overlijden tot en met het daarop volgend weekend afgelast.
• Bij het overlijden van een lid/donateur, zijnde een niet actieve speler/speelster, wordt een minuut stilte gehouden bij alle daaropvolgende seniorenwedstrijden.
• Het is van groot belang dat het actieve lid, dat een familielid heeft verloren, daarna wordt opgevangen en dat de leider, evt. een bestuurslid met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het overlijden. Een goede aandacht voor en begeleiding van het lid en eventueel de groep is van groot belang.
• Als op een wedstrijddag en eventueel tijdens een wedstrijd er een bericht van overlijden is zoals omschreven in vorenstaande situaties worden de daarop betrekking hebbende wedstrijden direct afgelast of stilgelegd.
• Van vorenstaande situaties kan worden afgeweken indien familie/nabestaanden van de overledene te kennen hebben gegeven dat geplande wedstrijden normaal kunnen doorgaan. In die gevallen wordt te allen tijde een minuut stilte in acht genomen en worden rouwbanden gedragen.
• In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het bestuur contact op met de KNVB en neemt vervolgens een besluit.